En välutformad brief för kommunikation – när du ska upphandla en byrå – är nyckeln till att kommunicera dina behov och förväntningar på ett tydligt och effektivt sätt. En bra brief hjälper till att undvika missförstånd, sparar tid och pengar samt säkerställer att arbetet utförs enligt dina önskemål. I den här guiden kommer vi att ge dig tips och idéer om hur du kan skapa en riktigt bra brief för kommunikation.
Guide: Så skriver du en riktigt bra brief för kommunikation
#1. Beskriv företaget
Börja med en översiktlig beskrivning av företaget: Ge byrån en bakgrundsinformation om ditt företag och er verksamhet. Det kan vara en kortfattad beskrivning av er historia, era produkter eller tjänster, er affärsmodell och arbetssätt. Detta hjälper byrån att sätta sig in i er affär och skapa en kontext för det kommande projektet.
#2. Sammanfatta projektet:
Förklara varför ni behöver byråns tjänster och sammanfatta vad det är ni behöver hjälp med. Det kan vara att utveckla en ny webbplats, se över varumärket eller ta fram en digital strategi. Var tydlig med projektets omfattning och syfte.
#3. Definiera syftet:
Beskriv varför projektet behöver genomföras och vilka utmaningar ni vill lösa med hjälp av byrån. Var noga med att separera syftet från målet. Syftet beskriver motivet bakom projektet, medan målet är det konkreta resultatet ni vill uppnå. Undvik att låsa fast er vid en specifik lösning och låt byrån vara med och bidra till att hitta den bästa lösningen.
#4. Sätt tydliga mål:
Beskriv de mål ni vill uppnå med projektet. Målen bör vara konkreta och mätbara. Exempelvis kan målet vara att öka försäljningen av en specifik vara, öka trafiken till er webbplats, förändra uppfattningen om ert företag eller få fler följare i sociala medier. Ju tydligare mål ni har, desto lättare blir det att utvärdera framgången av projektet.
#5. Identifiera målgruppen:
Definiera era målgrupper och beskriv deras egenskaper. Vad förväntar sig målgruppen av er och vilka beteenden vill ni förändra genom projektet? Samla så mycket information som möjligt om era målgrupper och dela med er av den till byrån. Det kan finnas befintlig kunskap eller undersökningar som ger er insikt om målgrupperna.
#6. Förklara ert varumärke:
Ge byrån en tydlig bild av hur ni kommunicerar idag och beskriv era varumärkesegenskaper. Vilken position har ni på marknaden? Vilken tonalitet använder ni i er kommunikation? Vilka budskap arbetar ni med och varför? Förklara hur ni vill att ert varumärke ska uppfattas och kommuniceras. Detta hjälper byrån att anpassa sin strategi och skapa kommunikation som är i linje med era varumärkesvärden och mål.
#7. Budget:
Inkludera budgetinformation i din brief. Det är viktigt att ge byrån en tydlig uppfattning om vilka resurser som är tillgängliga för projektet. Genom att ange en budget undviker du att få förslag som ligger utanför dina ekonomiska ramar. Detta sparar både din och byråns tid och energi.
#8. Tidplan:
Ange en deadline för projektet och eventuella milstolpar längs vägen. Om det finns andra aktiviteter som pågår samtidigt och som behöver synkroniseras, se till att kommunicera detta till byrån. En tydlig tidplan hjälper till att hålla projektet på rätt spår och säkerställer att alla inblandade är medvetna om de tidsramar som gäller.
#9. Projektgrupp:
Specificera vilka personer som är ansvariga för projektet från er sida. Ange även vilka andra personer som kommer att vara involverade och beskriv deras roller. Tydlig kommunikation om projektgruppens sammansättning och ansvarsområden är avgörande för att undvika missförstånd och säkerställa effektivt samarbete.
#10. Offertstruktur:
Om projektet inte ingår i ett befintligt avtal med byrån, ange en struktur för offerten. Detta hjälper dig att jämföra och utvärdera offerter från olika byråer på ett mer systematiskt sätt. Specificera vad du förväntar dig att offerten ska innehålla, till exempel en sammanfattning, information om leverantören, arbetsgrupp, lösningsförslag, projektplan och avgränsningar.
Genom att använda dig av dessa riktlinjer och inkludera de viktiga elementen i din brief för kommunikation kommer du att öka chanserna för en lyckad och effektivt genomförd kommunikationsinsats. En välstrukturerad och tydlig brief ger byrån den information de behöver för att förstå dina behov och leverera en lösning som motsvarar dina förväntningar. Tänk på att även vara tillgänglig för eventuella frågor och klargörande från byrån för att säkerställa att alla är på samma sida. Lycka till med din brief och ditt kommande kommunikationsprojekt. Och kontakta oss gärna om du behöver hjälp!
